{"id":3413,"date":"2021-01-22T18:20:37","date_gmt":"2021-01-22T18:20:37","guid":{"rendered":"https:\/\/vde-suite.com\/colombia\/?p=3413"},"modified":"2021-01-22T18:24:22","modified_gmt":"2021-01-22T18:24:22","slug":"errores-comunes-en-la-implementacion-de-un-erp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vde-suite.com\/colombia\/blog\/2021\/01\/22\/errores-comunes-en-la-implementacion-de-un-erp\/","title":{"rendered":"Errores comunes en la implementaci\u00f3n de un ERP"},"content":{"rendered":"\n

Errores comunes en la implementaci\u00f3n de un ERP<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Considero que una de las preguntas m\u00e1s comunes de aquellos que est\u00e1n considerando implementar un ERP por vez primera es: “\u00bfme va a costar mucho?”. La respuesta simple es s\u00ed te costar\u00e1, y no s\u00f3lo dinero, sino tambi\u00e9n tiempo y esfuerzo, pero cuanto m\u00e1s te prepares para ello, menos doler\u00e1.<\/p>\n\n\n\n

Implementar un ERP es disruptivo, y deber\u00eda serlo, simplemente porque todo lo que en verdad vale la pena, cuesta. Es un sistema capaz de mejorar todos los aspectos de tu negocio, pues te ayuda a que sea m\u00e1s rentable e impacta en cada uno de los departamentos. Si fuera f\u00e1cil, no ser\u00eda muy eficaz. La implementaci\u00f3n de un ERP es uno de los proyectos de software m\u00e1s costosos, que requieren tiempo y debe ser implementado por un experto.<\/p>\n\n\n\n

El hecho de que va a ser un desaf\u00edo no es algo malo -al contrario-, pero debes ser honesto contigo mismo acerca de cu\u00e1nta disrupci\u00f3n est\u00e1s preparado para afrontar antes de comenzar. T\u00fa y todo tu equipo deber\u00e1n ser honestos entre s\u00ed y hacer un plan para tener \u00e9xito. La preparaci\u00f3n adecuada te ayudar\u00e1 a identificar y superar los desaf\u00edos que seguramente enfrentar\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n

Sin m\u00e1s pre\u00e1mbulos, te comparto los errores m\u00e1s comunes -que yo he detectado- que se cometen al seleccionar, implementar y trabajar con un ERP \u00bfme acompa\u00f1as?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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‍Mala planificaci\u00f3n.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

No me alcanzan las palabras para enfatizar lo IMPORTANTE que es la PLANIFICACI\u00d3N para una implementaci\u00f3n exitosa de ERP. Debes estar consciente de que la incorporaci\u00f3n de un ERP afectar\u00e1 todos los departamentos de tu organizaci\u00f3n, desde Ingenier\u00eda, hasta Compras y Operaciones, por lo que deber\u00e1s tener un plan s\u00f3lido para abordar un proyecto tan grande. Muchos no planifican lo suficiente por adelantado, lo que genera confusi\u00f3n en el futuro y retrasa o descarrila todo el proyecto.<\/p>\n\n\n\n

Para evitar este problema, se debe planificar, planificar y luego planificar un poco m\u00e1s. Piensa en c\u00f3mo vas a implementar tu nuevo sistema, cu\u00e1les son tus prioridades y con qu\u00e9 departamentos deseas comenzar. Tener un plan s\u00f3lido te dar\u00e1 una buena hoja de ruta a seguir y te ayudar\u00e1 a retomar el rumbo cuando inevitablemente te encuentres con un bache en el camino.<\/p>\n\n\n\n

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No tener un l\u00edder del proyecto.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Esto est\u00e1 relacionado con el error anterior, debes elegir un empleado para que sea el l\u00edder, alguien que dar\u00e1 seguimiento internamente, durante todo el proyecto. Este empleado tampoco puede ser cualquiera, debe ser alguien con excelentes habilidades de comunicaci\u00f3n e influencia dentro de la empresa. Esta persona ser\u00e1 responsable de la implementaci\u00f3n de todo el sistema y \u200b\u200bser\u00e1 la persona de contacto a la que todos los departamentos puedan acudir, para ayudar a que todos los miembros de la empresa participen en el proyecto, as\u00ed como un recurso para consultar cuando se produzca una complicaci\u00f3n a lo largo del camino.<\/p>\n\n\n\n

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No evaluar necesidades.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La \u00fanica forma de encontrar el sistema ERP adecuado, es conociendo realmente tu empresa y lo que necesita. Sentarse con el equipo de trabajo y tomarse un tiempo para evaluar qu\u00e9 est\u00e1n haciendo bien y d\u00f3nde necesitan ayuda. Una vez que sepas en qu\u00e9 necesitas ayuda, puedes comenzar a buscar un sistema ERP con caracter\u00edsticas que aborden estas deficiencias.<\/p>\n\n\n\n

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No verificar referencias.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Con demasiada frecuencia, los empresarios se quedan deslumbrados por el discurso de un vendedor, pero luego, cuando llega el momento de implementar el ERP, se sorprenden por la falta de capacidades y funcionalidades del sistema. Y es que, muchos vendedores exageran la velocidad con la que se puede implementar un ERP, a sabiendas de que esto no es posible. Jam\u00e1s creas en los proveedores de ERP que te dicen que su sistema se puede implementar en cuesti\u00f3n de semanas, ya que, de manera realista, se necesitan meses para que un ERP est\u00e9 listo y funcionando sin problemas.<\/p>\n\n\n\n

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Subestimar el tiempo y los recursos necesarios.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Todos los clientes subestiman enormemente el tiempo y los recursos necesarios para implementar un sistema ERP. \u00bfC\u00f3mo se puede calcular el tiempo real involucrado en la implementaci\u00f3n de un ERP? Encontr\u00e9 un tip por ah\u00ed para tener una estimaci\u00f3n aproximada para calcular cu\u00e1nto tiempo realmente necesitar\u00e1s y es: dividir el costo del software entre 100. Por ejemplo, $50,000 costo del software, tomar\u00e1 aproximadamente 500 horas-hombre, lo que representa alrededor de 3 meses para implementar con un proveedor certificado. Y, si planeas implementar el sistema t\u00fa mismo, con una asistencia profesional m\u00ednima, prep\u00e1rate para duplicar e incluso triplicar ese tiempo. De aqu\u00ed la importancia de contratar a alguien calificado para llevar a cabo tu implementaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

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No tener personas clave a bordo, desde el principio.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Esto tambi\u00e9n se remonta al error de la mala planificaci\u00f3n, pues realmente necesitas tener a bordo a tus \u201cjugadores clave\u201d de todos los departamentos, desde el comienzo del proyecto. Con demasiada frecuencia, los clientes no forman el equipo adecuado desde el principio y el proceso de implementaci\u00f3n se retrasa porque las partes interesadas clave y los tomadores de decisiones no est\u00e1n involucrados.<\/p>\n\n\n\n

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No comunicar informaci\u00f3n vital entre departamentos.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Lo escrib\u00ed arriba, pero vale la pena repetirlo: implementar un ERP, no s\u00f3lo es disruptivo, sino que tambi\u00e9n afectar\u00e1 a todos los departamentos de tu empresa, pero la super ventaja es que una vez que tengas tu ERP en funcionamiento, optimizar\u00e1 todo tu negocio y lo har\u00e1 m\u00e1s rentable. Para que tu proceso de implementaci\u00f3n avance sin problemas, debes asegurarte de que todos los departamentos compartan informaci\u00f3n clave y est\u00e9n en contacto constante entre s\u00ed \u00a1la comunicaci\u00f3n es vital! Antes de comenzar el proceso de implementaci\u00f3n, establece un plan de comunicaci\u00f3n para mantener las cosas en marcha y aseg\u00farate de que todos sepan qu\u00e9 informaci\u00f3n deben compartir y qui\u00e9nes son los puntos de contacto.<\/p>\n\n\n\n

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Intentar hacerlo todo a la vez.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Al implementar un sistema ERP, lo m\u00e1s importante que puede hacer una empresa para minimizar los retrasos es concentrarse en una tarea a la vez. Puede parecer contradictorio, pero ir\u00e1s mucho m\u00e1s lento si no estableces prioridades y tratas de hacer todo a la vez. Comienza con las funciones y los departamentos que son m\u00e1s importantes para ti. Planificar con anticipaci\u00f3n te permite identificar qu\u00e9 funciones son las m\u00e1s valiosas para ti y te ayuda a comprender que ciertas funcionalidades dependen de otras, no puedes lograr D, hasta que tengas A, B y C en funcionamiento.<\/p>\n\n\n\n

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No tener un proceso de resoluci\u00f3n implementado.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Como has podido darte cuenta, implementar un ERP es una tarea complicada, por lo que debes planificar los problemas que surjan durante el proceso de incorporaci\u00f3n, ya que, con demasiada frecuencia, los clientes no tienen un plan establecido sobre qu\u00e9 hacer cuando algo sale mal, y cuando ese bache en el camino ocurre inevitablemente, se atascan porque no tienen un proceso de resoluci\u00f3n implementado. As\u00ed que, lo mejor ser\u00e1 que crees un proceso de resoluci\u00f3n de problemas antes de comenzar, para saber a qui\u00e9n acudir cuando tengas un problema. Esto te ayudar\u00e1 a resolver problemas r\u00e1pidamente y evitar retrasos costosos.<\/p>\n\n\n\n

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No invertir en capacitaci\u00f3n y gesti\u00f3n del cambio.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Insisto en enfatizar que implementar un sistema ERP, como todos los grandes cambios, ser\u00e1 disruptivo y que ser\u00e1n algunos dolores de crecimiento en el camino. No preparar a tu personal para el cambio y no brindar a tu personal suficiente capacitaci\u00f3n sobre el nuevo sistema, son algunas de las razones m\u00e1s comunes por las que los proyectos ERP fallan, y tambi\u00e9n pueden hacer que los empleados se resientan con el nuevo sistema porque no entienden el punto o c\u00f3mo utilizarlo. Para mejorar tus posibilidades de \u00e9xito con el ERP, aseg\u00farate de que los empleados tengan la oportunidad de sentirse c\u00f3modos con el nuevo sistema, antes de que entre en funcionamiento. Comunicarse con tu personal y brindar la capacitaci\u00f3n adecuada mejorar\u00e1 notablemente el proceso de implementaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

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Subestimar la importancia de los datos precisos.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Suena a clich\u00e9, pero es cierto: la basura que entra es igual a la basura que sale. Es importante asegurarse de configurar tu sistema ERP con datos limpios y precisos, para minimizar la probabilidad de errores y asegurarse de tener los procedimientos y par\u00e1metros adecuados en su lugar. Los sistemas ERP son herramientas asombrosas que pueden transformar tu negocio, pero al final del d\u00eda, solo pueden funcionar con los datos que t\u00fa les brindas. Configura el sistema desde el principio y tendr\u00e1s muchos menos problemas en el futuro.<\/p>\n\n\n\n

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No realizar las pruebas adecuadas.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La mejor manera de ver si tu sistema est\u00e1 listo y funciona como lo necesitas, es probarlo. Sin embargo, no podr\u00e1s ver resultados reales basados \u200b\u200ben un par de usuarios de prueba. Para ver si tu nuevo sistema ERP est\u00e1 funcionando de manera efectiva, debes simular toda la carga de usuarios para ver los efectos de los cambios en el mundo real. Tomarse el tiempo para realizar las pruebas adecuadas, har\u00e1 que tu implementaci\u00f3n sea m\u00e1s r\u00e1pida y te preparar\u00e1 mejor para el \u00e9xito.<\/p>\n\n\n\n

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No tener una estrategia de mantenimiento.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Como todas las herramientas, los ERP necesitan un mantenimiento adecuado para seguir funcionando a m\u00e1xima capacidad. Programar el mantenimiento preventivo asegurar\u00e1 que aproveches al m\u00e1ximo tu inversi\u00f3n y limitar\u00e1 la posibilidad de que te encuentres con problema, que podr\u00edan terminar cost\u00e1ndote mucho tiempo y p\u00e9rdida de productividad en el futuro.<\/p>\n\n\n\n

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No utilizar funciones clave, o lo que es lo mismo, no conocer el producto.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Es sorprendente la cantidad de clientes que no saben o no comprenden c\u00f3mo utilizar las funciones clave de su ERP. Cuando no sabes c\u00f3mo utilizar eficazmente todas las funciones y caracter\u00edsticas del producto que adquiriste, est\u00e1s perdiendo oportunidades para automatizar los procesos comerciales, completar las funciones m\u00e1s r\u00e1pido y cumplir los objetivos comerciales.<\/p>\n\n\n\n

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No retirar las aplicaciones de software redundantes.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Es probable que tu nuevo sistema ERP est\u00e9 reemplazando una o m\u00e1s de tus aplicaciones de software actuales. Aseg\u00farate de que tu personal deje de utilizar los sistemas antiguos y redundantes y que utilicen el ERP al 100%. Mantener estos sistemas antiguos, no solo te costar\u00e1 dinero (pues continuar\u00e1s pagando licencias, mantenimiento y actualizaciones), sino que tambi\u00e9n socavar\u00e1 la eficacia de tu nuevo ERP.  <\/p>\n\n\n\n

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Ya para terminar\u2026<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Un buen ERP te ayudar\u00e1 -sin duda- a optimizar los flujos de trabajo, mejorar el rendimiento y reducir los costos. Evitar los errores que describo l\u00edneas arriba, te ayudar\u00e1 a implementar tu nuevo sistema ERP de manera m\u00e1s r\u00e1pida y sencilla, lo que te permitir\u00e1 evitar la p\u00e9rdida de productividad y los costosos retrasos y te ayudar\u00e1 a aprovechar al m\u00e1ximo tu nuevo ERP.<\/p>\n\n\n\n

Tambi\u00e9n te sugiero que realices una auditor\u00eda interna de todos tus procesos antes de elegir un sistema ERP, para que no solo sepas d\u00f3nde te encuentras actualmente, sino que podr\u00e1s mapear m\u00e1s f\u00e1cilmente tus tareas y procesos actuales en el nuevo ERP y definir entonces, hacia d\u00f3nde quieres ir o d\u00f3nde quieres estar como negocio.<\/p>\n\n\n\n

Me despido con el comercialote (jejeje), pero es que no me canso de presumir a VDE Suite<\/a> como un grupo de profesionistas certificados, listos para ayudarte con la implementaci\u00f3n de tu ERP, con todo lo que conlleva, incluso con la capacitaci\u00f3n. \u00a1Date la oportunidad de conocernos, no te arrepentir\u00e1s!<\/p>\n\n\n\n

Hasta la pr\u00f3xima entrega\u2026<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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