¿Qué sabes de la Hoja Electrónica?
Seguramente has escuchado alguna vez esto de las Hojas Electrónicas, sobre todo si eres usuario de algún software de facturación, nóminas o contable; si no, hoy te explicaré de qué trata y para qué sirve, ¿cómo ves?, ¿me acompañas?
Comencemos con el concepto -muy- básico
Según su inventor, Dan Bricklin, quien la creó en 1972, una Hoja Electrónica (también llamada Hoja de Cálculo, “es una matriz (parecida a una hoja de papel cuadriculado), formada por un número determinado de filas y columnas. Consta de 65,536 filas y 256 columnas cuyos rótulos situados en el margen, van desde la letra A, hasta la IV”.
Básicamente, es una aplicación o programa, que organiza la información en filas (números) y columnas (letras), donde la intersección de éstas se conoce con el nombre de celda (letra, número). Los datos pueden ser procesados a través de fórmulas para obtener así un total o resultado.
Esto, ¿cómo se refleja en CONTPAQi®?
Para CONTPAQi®, esta Hoja está directamente relacionada con el Administrador de Documentos Digitales, dado que es un archivo con funciones que extraen información de la base de datos de los sistemas CONTPAQi® y del ADD en Microsoft® SQL Server.
¿Todos los sistemas CONTPAQi® la tienen?
Casi todos, los que tienen incluida la Hoja Electrónica son:
- AdminPAQ®
- CONTPAQi® Factura Electrónica
- CONTPAQi® Contabilidad
- CONTPAQi® Bancos
- CONTPAQi® Comercial Premium
- CONTPAQi® Nóminas
¿Qué función tienen o para qué me sirven las Hojas Electrónicas en mis sistemas CONTPAQi®?
Mediante esta, puedes ejecutar varios Modelos que están predefinidos por el sistema, pero también puedes crear nuevos. Todos los Modelos se guardan en un directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.
*En esta parte aprovecho para decirte que si tienes dudas de qué es un MODELO y un CONCEPTO dentro de los sistemas, no te pierdas los diversos cursos que te ofrecemos en VDE Suite, en los que despejarás esta y todas tus dudas respecto a los sistemas CONTPAQi®.
Pero bueno, después de la pausa comercial (jajaja), sigo en lo que estábamos, y te iba a comentar que…
Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa, de manera fácil y rápida. De hecho, Excel® es actualmente el líder mundial en Hojas Electrónicas, ya que siempre ha sido el primero en aparecer con una nueva versión mucho más mejorada ¿sabías esto?
¿Qué beneficios obtengo al contar con esta herramienta dentro de mis sistemas?
Además de que podrás extraer información del ADD, utilizando los mismos nombres de etiquetas del Visor de Documentos Digitales, las funciones creadas para CONTPAQi® Hoja Electrónica del ADD, logran hacer más sencilla la creación de fórmulas, facilitando la generación de reportes con información importante de tu empresa ¿qué te parece?
Así mismo, te sugiero que tomes en cuenta los siguientes tips al utilizar las Hojas Electrónicas:
- Las etiquetas de las funciones deben capturarse con el mismo nombre de las etiquetas del Visor de Documentos Digitales
- No es sensible a mayúsculas y minúsculas por lo tanto puedes capturar con mayúsculas o minúsculas y mientras utilices los nombres correctos de las etiquetas, no habrá problemas para desplegar la información
- Cuenta con ayudas integradas que podrás utilizar en cualquier momento. Podrás desplegar la ayuda correspondiente a cada función al estar configurándolas, con lo que se facilita y agiliza la obtención de información
- Puedes generar cédulas definidas y parametrizadas para simplemente actualizar datos y comparar la información de lo que tienes en tus CFDI versus tus registros contables, utilizando tanto las funciones de CONTPAQi® Hoja Electrónica del ADD, como las de tu sistema CONTPAQi® en cuestión
- Acceso a la información de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar Modelos de información consolidada
- Los Modelos electrónicos que generes estarán disponibles para todas las empresas de tu sistema CONTPAQi®
- Evita guardar cambios al ejecutar una Hoja Electrónica, porque se crea un Modelo nuevo
Ya para terminar…
Como ves, las Hojas Electrónicas no son simples celdas para introducir números con los cuales realizar diferentes operaciones, sino más bien, herramientas que permiten trabajar con esos números y hacer gráficos o exportarlos a otros documentos.
Y definitivamente es una herramienta sumamente útil incluida en los Sistemas CONTPAQi®.
Es todo por hoy. Cualquier duda y/o comentario respecto a este artículo, no dudes en contactarme. Será un verdadero placer interactuar contigo.
¡Nos leemos en la próxima entrega!
