Sin duda alguna podemos decir que la contabilidad es una de las partes más importantes de una empresa. Su buena gestión puede ser crucial para futuras inversiones, pero ¿qué pasa cuando tenemos una mala gestión?…, ¡la empresa pierde toda su fiabilidad!
Es por ello que controlarla al detalle es muy importante para una PyME, debido a su utilidad a la hora de tomar decisiones, gestionar los recursos o realizar estimaciones. Tener las cuentas claras, y cuadrarlas, resulta fundamental para la buena salud de una compañía.
En medio del caos que todo este control conlleva, de las montañas de papeles sin ordenar, los errores se acumulan año tras año. Y, como consecuencia, las empresas pueden resbalar cuando realizan sus declaraciones tributarias, pudiendo incluso ser sancionadas con multas que pongan en riesgo su solvencia e imagen.
Estoy convencida de que la mejor opción para llevar una contabilidad ordenada y exacta a la hora de emprender, es la contratación de este servicio por parte de un asesor contable profesional, pero también estoy consciente de que, en la etapa inicial de cualquier negocio, el nivel de liquidez suele ser escaso. Sin embargo, el hecho de hacerlo bien o mal puede suponer un importante ahorro de efectivo.
Por lo que, indudablemente, una buena contabilidad requiere personal experto, invertir en formación y buenos sistemas informáticos, lo que, en ocasiones, podría conllevar un mayor desembolso que si se externalizara el servicio.
Seguramente te preguntarás, ¿qué es mejor?, ¿un contable en la empresa o un contable externo?
Sin duda alguna, esto depende del tamaño y estructura de la empresa. Pero los trucos contables que debes tener en cuenta son los mismos. Por lo que hoy quiero dedicar este artículo a ofrecerte 6 sencillos consejos que te ayuden a gestionar la contabilidad de tu empresa de la mejor manera posible.
1.- Utiliza un programa de facturación
La mayor parte de los emprendedores intentan llevar ellos mismos su propia contabilidad con la finalidad de ahorrarse el gasto de contratar a alguien que lo haga por ellos, no digo que esté mal, sin embargo, en ocasiones el costo resulta superior al no tener los conocimientos necesarios ni llevar el control adecuado. Por ello el uso de un control de facturación simple, intuitivo y eficaz puede ser la solución. La mayoría de programas de facturación te permiten:
- Personalizar tus facturas
- Facturar desde tus dispositivos móviles
- Gestionar gastos, recibos y proveedores
- Utilizar diferentes plantillas con diseño propio
2.- Registra todos tus ingresos
Lleva un control de todo lo que entra en “caja”. Si los ingresos son realizados de forma electrónica, es decir a cuenta, quedarán automáticamente registrados, sin embargo, existen algunos clientes que prefieren hacer sus pagos en efectivo y este tipo de operaciones son las que suelen quedar en el limbo. Para que esto no te ocurra, guarda siempre una copia de todas las operaciones para no perder detalle de lo que entra.
3.- Registra TODOS tus gastos, incluso los más pequeños
En el día a día incurrimos en ciertos gastos que, por ser pequeños, son considerados irrelevantes, por tanto, no se registran. Esto es un grave error que con el tiempo puede representar grandes gastos, ya que, si no sabemos lo que gastamos, tampoco lo podremos deducir y terminaremos pagando más impuestos, ¿lógico, no?
Procura realizar este registro mes con mes -de forma religiosa- y en poco tiempo verás los resultados.
4.- Registra TODOS tus impuestos
En nuestro país, cualquier actividad profesional está sujeta a tributación: IVA, ISR, etc., por ello es fundamental que identifiques cuáles te corresponden a ti y lleves un control de todos ellos. Puedes hacerlo de modo virtual a través de diversas herramientas digitales que además te recordarán las fechas en las que debes presentar cada uno.
5.- No te olvides de crear copias de seguridad
A pesar de encontrarnos inmersos en la mayor revolución tecnológica de la historia, no estamos libres de sufrir ataques informáticos o fallos en la red que echen por tierra todo nuestro trabajo. Para que no cunda el pánico, es importante realizar periódicamente copias de seguridad de todos nuestros documentos, carpetas, archivos relevantes y en definitiva de todo el contenido que tenemos en nuestros equipos…, ¡nunca está de más!
6.- Automatización de entrada de datos
Por último, existen herramientas de gestión de gastos que pueden aportar datos muy importantes y ahorrar trabajo en la realización de un plan de gestión de contabilidad, permitiéndote una clasificación rápida, ágil y automática de todos los gastos de la empresa clasificándolos según su tipo, pero también por departamentos, centros de costo o incluso por trabajador, formas de pago, etc.
En este sentido, generar bases potentes con los datos obtenidos es esencial para la mejora de la contabilidad directiva. Así, una de las mejoras más inmediatas sería la automatización de la entrada de datos, ya que, sin herramientas capaces de ahorrar tiempo en este aspecto, resultaría harto complicado analizarlos y conseguir de este modo mejorar el rendimiento financiero de una empresa.
Y tú, ¿cómo realizas tu gestión contable?, ¿utilizas alguna herramienta en particular que te ayude?, ¿sabías de la importancia de la contabilidad?
Espero que estos trucos contables te sirvan de ayuda. ¡Nos leemos en la próxima entrega!
