Errores comunes en la implementación de un ERP
Considero que una de las preguntas más comunes de aquellos que están considerando implementar un ERP por vez primera es: “¿me va a costar mucho?”. La respuesta simple es sí te costará, y no sólo dinero, sino también tiempo y esfuerzo, pero cuanto más te prepares para ello, menos dolerá.
Implementar un ERP es disruptivo, y debería serlo, simplemente porque todo lo que en verdad vale la pena, cuesta. Es un sistema capaz de mejorar todos los aspectos de tu negocio, pues te ayuda a que sea más rentable e impacta en cada uno de los departamentos. Si fuera fácil, no sería muy eficaz. La implementación de un ERP es uno de los proyectos de software más costosos, que requieren tiempo y debe ser implementado por un experto.
El hecho de que va a ser un desafío no es algo malo -al contrario-, pero debes ser honesto contigo mismo acerca de cuánta disrupción estás preparado para afrontar antes de comenzar. Tú y todo tu equipo deberán ser honestos entre sí y hacer un plan para tener éxito. La preparación adecuada te ayudará a identificar y superar los desafíos que seguramente enfrentarás.
Sin más preámbulos, te comparto los errores más comunes -que yo he detectado- que se cometen al seleccionar, implementar y trabajar con un ERP ¿me acompañas?
Mala planificación.
No me alcanzan las palabras para enfatizar lo IMPORTANTE que es la PLANIFICACIÓN para una implementación exitosa de ERP. Debes estar consciente de que la incorporación de un ERP afectará todos los departamentos de tu organización, desde Ingeniería, hasta Compras y Operaciones, por lo que deberás tener un plan sólido para abordar un proyecto tan grande. Muchos no planifican lo suficiente por adelantado, lo que genera confusión en el futuro y retrasa o descarrila todo el proyecto.
Para evitar este problema, se debe planificar, planificar y luego planificar un poco más. Piensa en cómo vas a implementar tu nuevo sistema, cuáles son tus prioridades y con qué departamentos deseas comenzar. Tener un plan sólido te dará una buena hoja de ruta a seguir y te ayudará a retomar el rumbo cuando inevitablemente te encuentres con un bache en el camino.
No tener un líder del proyecto.
Esto está relacionado con el error anterior, debes elegir un empleado para que sea el líder, alguien que dará seguimiento internamente, durante todo el proyecto. Este empleado tampoco puede ser cualquiera, debe ser alguien con excelentes habilidades de comunicación e influencia dentro de la empresa. Esta persona será responsable de la implementación de todo el sistema y será la persona de contacto a la que todos los departamentos puedan acudir, para ayudar a que todos los miembros de la empresa participen en el proyecto, así como un recurso para consultar cuando se produzca una complicación a lo largo del camino.
No evaluar necesidades.
La única forma de encontrar el sistema ERP adecuado, es conociendo realmente tu empresa y lo que necesita. Sentarse con el equipo de trabajo y tomarse un tiempo para evaluar qué están haciendo bien y dónde necesitan ayuda. Una vez que sepas en qué necesitas ayuda, puedes comenzar a buscar un sistema ERP con características que aborden estas deficiencias.
No verificar referencias.
Con demasiada frecuencia, los empresarios se quedan deslumbrados por el discurso de un vendedor, pero luego, cuando llega el momento de implementar el ERP, se sorprenden por la falta de capacidades y funcionalidades del sistema. Y es que, muchos vendedores exageran la velocidad con la que se puede implementar un ERP, a sabiendas de que esto no es posible. Jamás creas en los proveedores de ERP que te dicen que su sistema se puede implementar en cuestión de semanas, ya que, de manera realista, se necesitan meses para que un ERP esté listo y funcionando sin problemas.
Subestimar el tiempo y los recursos necesarios.
Todos los clientes subestiman enormemente el tiempo y los recursos necesarios para implementar un sistema ERP. ¿Cómo se puede calcular el tiempo real involucrado en la implementación de un ERP? Encontré un tip por ahí para tener una estimación aproximada para calcular cuánto tiempo realmente necesitarás y es: dividir el costo del software entre 100. Por ejemplo, $50,000 costo del software, tomará aproximadamente 500 horas-hombre, lo que representa alrededor de 3 meses para implementar con un proveedor certificado. Y, si planeas implementar el sistema tú mismo, con una asistencia profesional mínima, prepárate para duplicar e incluso triplicar ese tiempo. De aquí la importancia de contratar a alguien calificado para llevar a cabo tu implementación.
No tener personas clave a bordo, desde el principio.
Esto también se remonta al error de la mala planificación, pues realmente necesitas tener a bordo a tus “jugadores clave” de todos los departamentos, desde el comienzo del proyecto. Con demasiada frecuencia, los clientes no forman el equipo adecuado desde el principio y el proceso de implementación se retrasa porque las partes interesadas clave y los tomadores de decisiones no están involucrados.
No comunicar información vital entre departamentos.
Lo escribí arriba, pero vale la pena repetirlo: implementar un ERP, no sólo es disruptivo, sino que también afectará a todos los departamentos de tu empresa, pero la super ventaja es que una vez que tengas tu ERP en funcionamiento, optimizará todo tu negocio y lo hará más rentable. Para que tu proceso de implementación avance sin problemas, debes asegurarte de que todos los departamentos compartan información clave y estén en contacto constante entre sí ¡la comunicación es vital! Antes de comenzar el proceso de implementación, establece un plan de comunicación para mantener las cosas en marcha y asegúrate de que todos sepan qué información deben compartir y quiénes son los puntos de contacto.
Intentar hacerlo todo a la vez.
Al implementar un sistema ERP, lo más importante que puede hacer una empresa para minimizar los retrasos es concentrarse en una tarea a la vez. Puede parecer contradictorio, pero irás mucho más lento si no estableces prioridades y tratas de hacer todo a la vez. Comienza con las funciones y los departamentos que son más importantes para ti. Planificar con anticipación te permite identificar qué funciones son las más valiosas para ti y te ayuda a comprender que ciertas funcionalidades dependen de otras, no puedes lograr D, hasta que tengas A, B y C en funcionamiento.
No tener un proceso de resolución implementado.
Como has podido darte cuenta, implementar un ERP es una tarea complicada, por lo que debes planificar los problemas que surjan durante el proceso de incorporación, ya que, con demasiada frecuencia, los clientes no tienen un plan establecido sobre qué hacer cuando algo sale mal, y cuando ese bache en el camino ocurre inevitablemente, se atascan porque no tienen un proceso de resolución implementado. Así que, lo mejor será que crees un proceso de resolución de problemas antes de comenzar, para saber a quién acudir cuando tengas un problema. Esto te ayudará a resolver problemas rápidamente y evitar retrasos costosos.
No invertir en capacitación y gestión del cambio.
Insisto en enfatizar que implementar un sistema ERP, como todos los grandes cambios, será disruptivo y que serán algunos dolores de crecimiento en el camino. No preparar a tu personal para el cambio y no brindar a tu personal suficiente capacitación sobre el nuevo sistema, son algunas de las razones más comunes por las que los proyectos ERP fallan, y también pueden hacer que los empleados se resientan con el nuevo sistema porque no entienden el punto o cómo utilizarlo. Para mejorar tus posibilidades de éxito con el ERP, asegúrate de que los empleados tengan la oportunidad de sentirse cómodos con el nuevo sistema, antes de que entre en funcionamiento. Comunicarse con tu personal y brindar la capacitación adecuada mejorará notablemente el proceso de implementación.
Subestimar la importancia de los datos precisos.
Suena a cliché, pero es cierto: la basura que entra es igual a la basura que sale. Es importante asegurarse de configurar tu sistema ERP con datos limpios y precisos, para minimizar la probabilidad de errores y asegurarse de tener los procedimientos y parámetros adecuados en su lugar. Los sistemas ERP son herramientas asombrosas que pueden transformar tu negocio, pero al final del día, solo pueden funcionar con los datos que tú les brindas. Configura el sistema desde el principio y tendrás muchos menos problemas en el futuro.
No realizar las pruebas adecuadas.
La mejor manera de ver si tu sistema está listo y funciona como lo necesitas, es probarlo. Sin embargo, no podrás ver resultados reales basados en un par de usuarios de prueba. Para ver si tu nuevo sistema ERP está funcionando de manera efectiva, debes simular toda la carga de usuarios para ver los efectos de los cambios en el mundo real. Tomarse el tiempo para realizar las pruebas adecuadas, hará que tu implementación sea más rápida y te preparará mejor para el éxito.
No tener una estrategia de mantenimiento.
Como todas las herramientas, los ERP necesitan un mantenimiento adecuado para seguir funcionando a máxima capacidad. Programar el mantenimiento preventivo asegurará que aproveches al máximo tu inversión y limitará la posibilidad de que te encuentres con problema, que podrían terminar costándote mucho tiempo y pérdida de productividad en el futuro.
No utilizar funciones clave, o lo que es lo mismo, no conocer el producto.
Es sorprendente la cantidad de clientes que no saben o no comprenden cómo utilizar las funciones clave de su ERP. Cuando no sabes cómo utilizar eficazmente todas las funciones y características del producto que adquiriste, estás perdiendo oportunidades para automatizar los procesos comerciales, completar las funciones más rápido y cumplir los objetivos comerciales.
No retirar las aplicaciones de software redundantes.
Es probable que tu nuevo sistema ERP esté reemplazando una o más de tus aplicaciones de software actuales. Asegúrate de que tu personal deje de utilizar los sistemas antiguos y redundantes y que utilicen el ERP al 100%. Mantener estos sistemas antiguos, no solo te costará dinero (pues continuarás pagando licencias, mantenimiento y actualizaciones), sino que también socavará la eficacia de tu nuevo ERP.
Ya para terminar…
Un buen ERP te ayudará -sin duda- a optimizar los flujos de trabajo, mejorar el rendimiento y reducir los costos. Evitar los errores que describo líneas arriba, te ayudará a implementar tu nuevo sistema ERP de manera más rápida y sencilla, lo que te permitirá evitar la pérdida de productividad y los costosos retrasos y te ayudará a aprovechar al máximo tu nuevo ERP.
También te sugiero que realices una auditoría interna de todos tus procesos antes de elegir un sistema ERP, para que no solo sepas dónde te encuentras actualmente, sino que podrás mapear más fácilmente tus tareas y procesos actuales en el nuevo ERP y definir entonces, hacia dónde quieres ir o dónde quieres estar como negocio.
Me despido con el comercialote (jejeje), pero es que no me canso de presumir a VDE Suite como un grupo de profesionistas certificados, listos para ayudarte con la implementación de tu ERP, con todo lo que conlleva, incluso con la capacitación. ¡Date la oportunidad de conocernos, no te arrepentirás!
Hasta la próxima entrega…
