¿Multas por no saber cancelar tus CFDI´s? Te enseñamos como evitarlas

El SAT en México decidió en el año 2018, tomar medidas para evitar la cancelación indebida de CFDI, un problema que le afectaba al SAT en la recaudación fiscal y en adicional afecta a multitud de contribuyentes.

La implementación del esquema de CFDI 4.0 introduce novedades al sistema de cancelación que ha existido desde 2018, obligando a indicar el motivo de la cancelación de cada factura, así que toma nota.

Resumen de Normativa y reglas sobre la cancelación de CFDI

Si eres curioso puedes encontrar la normativa referente a la cancelación de CFDI en el artículo 29-A sexto párrafo del Código Fiscal de la Federación y en las Reglas 2.7.1.38 y 2.7.1.39 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.

Normativa del 1 de noviembre de 2018 indicaba que las facturas, en algunos casos, solo podrán cancelarse los documentos CFDI, cuando la persona a favor de quien se expidan acepte su cancelación.
Pero que pasa en CFDI V.4.0? Ahora, con la nueva versión de CFDI 4.0, se indica la obligatoriedad de incluir uno de los motivos de cancelación propuestos por el SAT. También se encuentra en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y en las Reglas 2.7.1.38 y 2.7.1.39 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.

¿En qué casos se puede cancelar un CFDI?

La nueva política de cancelación fiscal en México tiene como finalidad acabar con la mala práctica de algunas empresas que cancelan sus facturas electrónicas sin que sus clientes se enteren, lo que les permite eliminar ingresos que no quedan reflejados a efectos del Impuesto sobre la Renta ó IVA; mientras que el cliente que ha pagado por el servicio o producto no puede deducirse el gasto. Con el esquema de cancelación obtenemos mas control, menos problemas.

También existe la posibilidad de cancelar en caso de cometer algún error en la generación del CFDI como datos fiscales del receptor incorrectos, error en los montos de la operación o en el concepto del producto o servicio, error en el método de pago, etc…

Con este flujo y procesos de trabajo en CFDI V.4.0 y con mecanismos de información y aceptación, sólo podrán cancelarse cuando la persona a favor de quien se expida la factura acepte su revocación o en palabras mas comunes, acepte su cancelación. De esta forma, el cliente tendrá la certeza de que, una vez
pagado por el servicio, las facturas que amparan ese gasto no van a ser canceladas y asi evitar sorpresas. Pero como todo en la vida, hay excepciones y es posible cancelar automáticamente facturas, notas de crédito y débito, así como nóminas y documentos de retenciones.

Desde el 1 de enero de 2022, además, deberá indicarse el motivo de la cancelación del comprobante. El SAT ha determinado cuatro opciones posibles, así que antes de cancelar el documento toma en cuenta los siguientes 4 puntos y toma la opción correcta:

1. Comprobante emitido con errores con relación: Este supuesto aplica cuando la factura generada contiene un error en  la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato, por lo que se  debe reemitir. En este caso, primero se sustituye la factura y cuando se solicita la cancelación, se incorpora el folio de la factura que sustituye a la cancelada.
2. Comprobante emitido con errores sin relación: Este supuesto aplica cuando la factura generada contiene un error en  la clave del producto, valor unitario, descuento o cualquier otro dato y no se requiera  relacionar con otra factura generada.
3. No se llevó a cabo la operación: Este supuesto aplica cuando se facturó una operación que no se concreta y que no se va a concretar.
4. Operación nominativa relacionada en la factura global: Este supuesto aplica cuando se incluye una venta en la factura global de operaciones con el público en general y posterior a ello, el cliente solicita su factura nominativa, lo que conlleva a cancelar la factura global y reexpedirla, así como generar la factura nominativa al cliente.

 
Consideraciones para el esquema de cancelación de CFDI

Existen algunas consideraciones que se deben tener en cuenta en el proceso de cancelación aunque hay un listado mayor, aquí te presentamos las mas comunes y las más importantes. Y son las siguientes:

• Cuando un CFDI tenga error en la clave del RFC del receptor del comprobante, éste podrá cancelarse si se sustituye por uno nuevo con la clave correcta.
•  Si se detecta un error en un comprobante de pago podrá cancelarse si se sustituye por otro con la información correcta.

¿Cómo se realiza el proceso de cancelación de CFDI?

No importa que plataforma, sistema o APP utilices para emitir tus facturas. El proceso de cancelación de CFDI con la nueva política está descrito en la Miscelánea Fiscal para el 2017 y su anexo 19, si puedes lee sobre ella.

1. Los emisores deberán enviar una solicitud de cancelación al receptor del CFDI que se desee eliminar a través del Portal del SAT o de los servicios un proveedor de certificación. Asi que manda el aviso de cancelación a tus clientes.
2. Con el nuevo esquema de CFDI 4.0, a partir del 1 de enero de 2022, será requerido señalar el motivo por el cual se cancela el comprobante. Esto aplica a todas las versiones de la factura o CFDI. Recuerda los 4 puntos que mencionamos en la parte superior.
3. Cuando se requiera la aceptación para la cancelación, el receptor de la factura recibirá un mensaje de interés en su Buzón Tributario, informando que existe una solicitud de cancelación.
4. A partir de ese momento, el destinatario del comprobante contará con un plazo de 72 horas para aceptar o negar la cancelación del CFDI. Una respuesta que tendrá que dar a través del mismo Buzón Tributario. Lleva el control de esas 72 horas para saber la respuesta de tu cliente a la solicitudes de cancelación.
5. Si pasado el margen de 72 horas, el receptor del comprobante no se ha manifestado, el SAT considerará que se acepta la cancelación del CFDI. Eres libre de cancelar todo lo que quieras después de las 72 horas mencionadas. Así que date.
   

Y sí, el uso es obligatorio del Buzón Tributario

Uno de los aspectos más relevantes de este nuevo procedimiento es que será imprescindible disponer del Buzón Tributario. Esta es una herramienta que el SAT creó para comunicarse directamente con los contribuyentes y que, por el momento, se empleaba de forma aislada. De hecho, se calcula que a finales de 2016 solo se contaba con una base de usuarios del buzón de unos 2 millones de
contribuyentes, de los 26 millones que emiten facturas electrónicas. En breve te publicamos el dato actual que seguramente es mas del triple que el dato del 2016.

En el caso de recepción de solitudes de cancelación, las PLATAFORMAS que implementa VDE SUITE que son Contpaq I, Odoo y FacturaClick están listas para descargar de forma automática estas solicitudes en cada una de las aplicaciones antes mencionadas, pero también podemos integrar este servicio al software de gestión interno del cliente de cualquier marca SAP, ORACLE, EXCEL, NETSUITE, ASPEL y millones mas, con ello podrás proceder a la aceptación o rechazo de la cancelación de forma ágil y cómoda. Esto evita tener que acceder de forma continua al Buzón Tributario y optimiza los tiempos en el tratamiento de los
documentos electrónicos. Menos portales aislados y mas unificación en una sola plataforma.

Excepciones: cancelación sin aceptación

Mínimos son los casos donde los contribuyentes podrán continuar cancelando sus CFDI sin necesidad de contar con la aceptación de los receptores. Estas excepciones se señalan en artículo 29-A y son las siguientes, si quieres mas detalle, date una vuelta en el artículo 29-A:

• Cuando la factura electrónica tenga un importe de cómo máximo $5,000.00 pesos.
• Cuando se trate de un CFDI por concepto de nómina, egresos, traslado o concepto de ingresos expedidos a contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF). 
• Cuando el CFDI se haya emitido mediante la herramienta electrónica de Mis
• Cuentas en el aplicativo Factura Fácil.
• Cuando se amparen retenciones e información de pagos.
• Cuando se expidan en operaciones realizadas con el público en general de conformidad con la regla 2.7.1.24 o a residentes en el extranjero para efectos fiscales confirme a la regla 2.7.1.26.
• Cuando la cancelación se realice dentro de las 72 horas inmediatas siguientes a la emisión del CFDI. En otras palabras, emitiste la factura y aun no pasan las 72 horas de la fecha y hora de emisión, la puedes cancelar sin procesos o avisos adicionales.

VDE SUITE: Solución automática para la cancelación de CFDI y potencializamos la soluciones con desarrollos a medida que tu empresa requiere.

Para cancelar las facturas, es necesario contar con una plataforma de EMISION y TIMBRADO de CFDi, El timbrado y el PAC, se encargaran de certificar y declarar ante el SAT el comprobante sobre el que se realiza la petición de cancelación. Cuando el proceso se completa, la factura queda reflejada en los registros del SAT como cancelada y los usuarios pueden consultarla a través de portal del contribuyente.

Las Plataformas de CFDI de VDE SUITE, se encuentra completamente adaptada a los requerimientos técnicos y legales del SAT. VDE SUITE, dentro de las plataformas Contpaqi, Odoo y FacturaClick ha integrado en la soluciónes el servicio de cancelación de facturas, que facilita la gestión administrativa del día a día. Con este sistema, los usuarios pueden cancelar el comprobante erróneo al instante, de una forma sencilla y ágil. Además, esta acción de cancelación puede llevarse a cabo de CFDI por CFDI (uno a uno de manera manual) ó de forma masiva (multiples CFDI a mismo tiempo)

El servicio de cancelación que VDE SUITE implementa, está disponible en todas las soluciones que manejamos. Damos el servicio dentro de las plataformas navegando en el menu de cancelación y simplemente correr el paso a paso del proceso “cancelar”, pero también recuerda que realizamos proyectos a medida donde por ejemplo tenemos el servicio en soluciones integradas, donde
habilitamos el servicio en tu sistema corporativo, VDE SUITE implementa el desarrollo y nuestros clientes y socios de negocio podrán hacer uso del método desarrollado para la cancelación automática/masiva de CFDI en su propio sistema, ya sean facturas, notas de crédito y débito, nóminas o documentos de retenciones.

Y si adicional a ello, necesitas un proceso especial de cancelación podemos analizar tu requerimiento y así podrás obtener el máximo beneficio de la facturación electrónica, procesos y actividades que generen valor, ya que reduces los tiempos de generación, emisión, envió y comunicación de los comprobantes entre tu y tus socios de negocios.