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ADD, el módulo gratuito que complementa los Sistemas CONTPAQi®

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¡A que no sabías que la adquisición de tus Sistemas CONTPAQi® te incluye un módulo gratuito que los complementa!

¡Pues sí! y en esta ocasión quiero contarte de él…, me refiero al ADD, desde el cual puedes cargar tus XML.

Seguro estarás pensando: “¿y qué rayos es eso del ADD y los XML?”…, pues no te preocupes que ahora mismo te explico…

Comencemos entendiendo ¿qué es el ADD?

Son las siglas del Administrador de Documentos Digitales y es un módulo que te permite almacenar, buscar y administrar documentos y comprobantes fiscales digitales (CFDI) que emitas y recibas en tu empresa.

Este módulo, anteriormente se instalaba como un directorio en el sistema operativo y trabajaba sobre una página de internet, preferentemente con el navegador de Internet Explorer.

Pero todo cambió, y ahora con el nuevo ADD en SQL,

A partir de la versión 4.0.9 de CONTPAQi® Herramientas Complementarias, el almacenamiento de la información se hace en bases de datos de MS SQL.

Este componente se puede instalar por cada sistema CONTPAQi®, pero en una misma máquina sólo puede instalarse una vez; de esta forma, si se intenta instalar por más de una aplicación, la segunda realmente se reinstalará sobre la anterior.

Los sistemas CONTPAQi® pueden utilizar el ADD de forma independiente o bien, compartirlo. Por ello es que está dividido en Cliente y Servidor.

¿Y qué sistemas utilizan el ADD?

Aquí cabe mencionar que el ADD se crea automáticamente al instalar los siguientes sistemas:

  • CONTPAQi® Nóminas
  • CONTPAQi® Contabilidad
  • CONTPAQi® Bancos
  • CONTPAQi® Comercial

El beneficio de este módulo es que…

-Definitivamente- facilita la administración del CFDI en los procesos administrativos y contables de la empresa, accediendo a los documentos de una manera más rápida, además de explotar la información contenida en los XML dentro del Nuevo Visor de Documentos Digitales con el que cuentan los Sistemas CONTPAQi®.

Características

Compatible con MS SQL Server 2008 R2 Edición Express y versiones posteriores.

  • Mejora el desempeño al consultar y recuperar documentos a través del Visor de Documentos Digitales. Estas vistas podrán ser personalizadas por el usuario.
  • Se incluye la opción Migrar el Administrador de Documentos Digitales en el menú Empresa de la aplicación. Esta opción realizará la migración de la información contenida en File System, a la nueva estructura de bases de datos en MS SQL.
  • Dicha migración se realiza empresa por empresa y a solicitud del usuario, ya que es necesario revisar que todo el proceso haya concluido de manera exitosa, por lo que es recomendable se revise la información contenida en la bitácora que se muestra al final del proceso.

Así mismo, te pido que consideres que…

Las siguientes actividades se realizan a través de la opción Administrador de Documentos Digitales del menú Empresa o desde el acceso del escritorio:

  1. Administración del ADD
  2. Configuración del ADD
  3. Cargado de XML’s
  4. Reindexación (sólo en aquellas bases de datos que no han sido migradas a MS SQL).

Pues bien, ahora que ya entendimos qué es el ADD, vamos con el XML

La seguridad de la información de los contribuyentes es un tema serio para el Servicio de Administración Tributaria (SAT), por lo que está en una búsqueda constante de cómo mejorar este aspecto, sobre todo en el intercambio de datos entre las distintas plataformas que intervienen en los procesos.

Por esta razón, se estableció que las facturas (tanto de compra como venta), las liquidaciones de factura, y las notas de débito y crédito, tienen la obligatoriedad de emitirse en XML.

Ya sé, ya sé…, pero entonces ¿qué es un XML?

El Extensible Markup Language (XML), traducido como “Lenguaje de Marcado Extensible” o “Lenguaje de Marcas Extensible”, es definido como un lenguaje marcado para documentos que contienen información estructurada, que posee contenido (como palabras o imágenes) y alguna indicación del papel que desempeña.

En otras palabras, se trata de un metalenguaje que facilita la definición de etiquetas y las relaciones estructurales entre ellas, entendiendo como documento todo tipo de información estructurada.

Entre las características más importantes de este formato estándar están:

  • Es abierto, flexible y ampliamente utilizado para almacenar, publicar e intercambiar todo tipo de información.
  • Ofrece portabilidad y utilización de la información mediante diversos tipos de plataformas.
  • Es soportado por un amplio número de aplicaciones en distintos programas y existen múltiples bibliotecas para diversos lenguajes de programación, que facilitan el desarrollo de nuevas aplicaciones.
  • Es un formato legible tanto por personas como por computadores.
  • La especificación de documentos XML es sencilla, ágil y precisa.
  • Garantiza la integridad de la información mientras viaja por la web.

También me gustaría compartirte ¿qué NO es XML?

No es una versión mejorada de HTML (HTML es una aplicación de SGML por lo tanto de XML)

  • No es un lenguaje para hacer páginas WEB
  • Y, sobre todo, no es difícil (aunque así lo parezca)

Ya para terminar…

Resulta entonces que, como te mencionaba al inicio del artículo, si cuentas con cualquiera de los 4 sistemas mencionados (CONTPAQi® Nóminas, CONTPAQi® Contabilidad, CONTPAQi® Bancos, CONTPAQi® Comercial), contarás entonces -por default- con el ADD -completamente gratis-, desde el cual podrás cargar tus XML. Ayudándote en tu registro contable, a consultar la información que necesitas para tomar decisiones correctas y a ayudar a tus clientes a cumplir con sus obligaciones fiscales.

Ojalá haya logrado concientizarte de la importancia del XML en la facturación electrónica

El archivo XML es el que tiene relevancia fiscal y el que en realidad debes considerar como comprobante de tus operaciones comerciales. Es este archivo el que el SAT tendrá en cuenta para fines tributarios.

Además de su importancia fiscal, el valor de este archivo radica en la seguridad que le brinda a la información tributaria tuya y de tus clientes. Al viajar encriptada, no corre ningún riesgo de ser interceptada o alterada. Así, se evitan fraudes fiscales o robos de identidad, fácilmente realizables en archivos .PDF, .XLXS u otros.

Siempre que pagues por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien, debes exigir que -además del PDF de la factura electrónica- te entreguen el respectivo XML. Al igual que, si eres el vendedor, debes preocuparte por la respectiva emisión y entrega al cliente de los dos archivos.

En los Sistemas CONTPAQi® que utilizan el ADD, cumplir con esta obligación es de lo más sencillo. Además de simplificar la facturación, permitir la carga masiva de datos y ofrecer funcionalidades adicionales como la visualización de pagos y recaudaciones, estos sistemas generan automáticamente el archivo XML, lo envían al SAT para su validación y -posteriormente- lo hacen llegar al correo electrónico indicado por el cliente para tal fin.

Una vez más te demuestro que con CONTPAQi® tienes todo para ayudarte en tu registro contable y en la consulta de la información que necesitas para tomar decisiones correctas…, ¡espero ya haberte convencido de conocer alguno!