Ahorra tiempo y dinero con un sistema ERP

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¿Alguna vez has tenido existencias de desperdicio al final de una temporada?, ¿tus proveedores te quedan mal constantemente?, ¿sabes exactamente cuántos productos tienes en tu inventario?

Hoy quiero ayudarte a responder la pregunta: si tuvieras un sistema ERP, ¿exactamente cuánto tiempo y dinero te ahorrarías?, ¿me acompañas a descubrirlo?

Un sistema ERP cubre todo en una empresa de distribución, desde los registros de clientes hasta el inventario y la gestión de existencias, teniendo así la descripción general, clara y de un solo vistazo de cualquier parte del negocio, en el momento que lo necesites, lo que significa que puedes tener una visión en tiempo real del éxito y las oportunidades de tu negocio.

Si aún no has instalado un ERP en tus almacenes, para tus empleados o en la sede de tu oficina, estás gastando dinero que podría ser rentable.

Primero recordemos ¿qué es un ERP?

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) está diseñado para facilitar y acelerar las operaciones de las PyMEs. Es un software que viene con una gama de aplicaciones modulares, cada una con beneficios únicos para diferentes áreas del negocio. Dichas aplicaciones también se comunican entre sí, por lo que, en caso de ser necesario, los datos se comparten e interpretan fácilmente en toda la empresa.

Algunas formas en que un sistema ERP te permitirá ahorrar dinero

La instalación de un software ERP (cualquiera que elijas) no es barata. Incluso una solución estándar tomará tiempo para transferir datos y capacitar a tu personal. El costo inicial a menudo hace que los dueños de negocios lo piensen dos veces antes de invertir.

Sin embargo, te aseguro que los beneficios económicos y de eficiencia a largo plazo superan con creces los costos de instalación, con lo que terminas dándote cuenta que más que un gasto, se trata -definitivamente- de una valiosísima inversión, de la que -te juro- nunca te arrepentirás. 

Dicho esto, permíteme compartirte algunas de las formas en que un ERP te permitirá ahorrar dinero en tu empresa, de manera constante a lo largo del tiempo:

  • Procesos claros y trabajo en tiempo real

Cada departamento hace las cosas de manera diferente y cada nuevo empleado hereda sistemas, procesos y documentos que, a menudo, ellos mismos cambiarán con el tiempo ¿te suena?

Incluir todo en un sistema ERP, estandariza tus procedimientos y documentos. No se pierde más tiempo buscando el contrato o los detalles del proveedor correctos y todo se centra en hacer el trabajo lo más rápido posible.

  • Trabajo en la Nube, desde donde estés y cuando así lo requieras

El funcionamiento de un ERP en la Nube hace que tus procesos sean simples y rápidos de aprender. Tu personal puede acceder al sistema desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento. No hay necesidad de esperar actualizaciones humanas para ordenar el progreso, todo está ahí en línea para que tu personal lo vea y lo aprenda sin perder tiempo en una oficina. Además de que podrás operar desde tus dispositivos móviles, proporcionando actualizaciones en tiempo real.

  • Actualizaciones rápidas con un tiempo de inactividad mínimo

Trabajar en la Nube significa que el software no se instala por separado en cada dispositivo. En cambio, se instala el acceso y el software se encuentra en un servidor remoto. Con lo cual, cualquier actualización de software da como resultado un tiempo de inactividad mínimo. 

No necesitarás recuperar todos los dispositivos móviles ni apagar las computadoras de la oficina una por una para instalar grandes actualizaciones. En cambio, el proveedor de ERP realiza una actualización en línea una vez, y estará lista la próxima vez que alguien inicie sesión desde cualquier dispositivo…, ¡super wow!

  • Informes sencillos para una mejor gestión financiera

Los sistemas ERP te permiten generar informes visuales fáciles de entender que están dirigidos a una audiencia específica. Por ejemplo, puede proporcionarte descripciones generales del desempeño con una serie de gráficos, para mostrar en tus reuniones de administración, lo que minimiza el tiempo dedicado a la creación de informes y también el tiempo que tardan en comprenderlos, los que leen la información.

Además de estos informes, un ERP te permite comprender mejor tus pronósticos financieros. Podrás ver dónde se desperdicia el dinero actualmente o dónde se infrautilizan los presupuestos, ¡qué tal!

  • Costos administrativos reducidos

Seguramente, tu empresa se someterá a varias auditorías anuales, por lo que ya sabrás que cada auditoría requiere tiempo para generar un registro en papel, ya sea que estés demostrando tu compromiso con la gestión de calidad o mostrando al recaudador de impuestos sus cifras anuales.

Los costos de administración detrás de la preparación de una auditoría son enormes. Pues bien, un sistema ERP genera registros cada vez que hay alguna modificación, lo que significa que se puede crear y exportar un reporte de auditoría claro y en muy poco tiempo.

  • Control de existencias mejorado

Conocer tus demandas de stock, te ayudará a reducir el espacio de almacenamiento innecesario, minimizar el desperdicio y mejorar la previsión de materiales.

La gestión del inventario del almacén es mucho más fácil con ERP, ya que las actualizaciones de stock en tiempo real ayudarán a que cualquiera puede ver el estatus exacto del inventario de cada almacén que tengas, desde cualquier parte del mundo.

  • Mejor gestión de la cadena de suministro

¿Sabes cuándo se renovarán los contratos de tus proveedores?, ¿puedes decir cuántas veces te han quedado mal con entregas tardías?

Los problemas con los proveedores le cuestan tiempo, dinero y clientes a tu empresa. Un programa ERP te ayudará a realizar un seguimiento de tus acuerdos de nivel de servicio, identificar problemas habituales y mejorar las relaciones con los proveedores.

  • Gestión de la relación con el cliente

Mantener los registros de tus clientes en un solo lugar, incluidas todas las llamadas telefónicas, correos electrónicos y pedidos, hará que puedas ver el estado de cualquier cliente de un vistazo. Esto mejorará inmediatamente el servicio al cliente, ya que cualquiera que hable con un cliente podrá visualizar el historial completo y ofrecer una respuesta personalizada a las consultas.

Definitivamente un software ERP puede hacer muchísimo por ti…

Un sistema ERP generalmente viene en paquete y es modular por naturaleza. Esto significa que está compuesto de diferentes partes que realizan funciones específicas y que puedes instalar un módulo u otro dependiendo de las necesidades de cada organización (en función de los requisitos y procesos de tu negocio). 

Con el proveedor adecuado de ERP, se puede atender a la empresa de forma individual, eliminando los paquetes y el software adicional que no te sirvan o no estés buscando.

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