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La importancia de un software contable en tu empresa

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Hoy en día, tener un software de contabilidad se ha convertido en una necesidad vital para cualquier empresa. Los dueños de negocios han comenzado a darse cuenta de que administrar las finanzas manualmente, no los ayudará a lograr los resultados esperados. En muchos casos, la gestión financiera, que supuestamente puede ayudar a las empresas a eficientar sus presupuestos, se ha convertido en una de las causas de grandes pérdidas económicas. 

¿Alguna vez has pensado en automatizar tus operaciones financieras?, si la respuesta es afirmativa, estás leyendo el artículo correcto. Antes de decidir implementar un software de contabilidad, primero debes comprender cómo funciona y cómo puede beneficiar a tu negocio, ¿me dejas escribirte un poco al respecto?

Empecemos entendiendo ¿qué es la gestión contable?

Se refiere a la planificación estratégica, organización, dirección y control de los procesos financieros dentro de una organización o empresa. Es un requisito fundamental para cualquier empresa, para garantizar un flujo de efectivo estable.

Los objetivos de la gestión financiera en sí son optimizar las ganancias, garantizar la longevidad del negocio, mantener un flujo de efectivo adecuado, minimizar los gastos de capital y maximizar la participación de mercado. Sin la gestión financiera adecuada, será difícil para tu empresa alcanzar sus objetivos y podrías enfrentar pérdidas que la llevarán a la quiebra ¡ups!

¿Y qué es un software de contabilidad?

Es un sistema diseñado para que los profesionales de la contabilidad administren cuentas y simplifiquen las operaciones financieras en las organizaciones. Estos pueden variar desde programas simples que se usan para almacenar registros individuales, hasta sistemas de contabilidad más avanzados que se pueden usar para administrar cuentas por pagar, cuentas por cobrar, libros de contabilidad, facturas, salarios e incluso activos de la empresa. Además de permitir a los propietarios de empresas realizar un seguimiento puntual de las transacciones financieras y generar al instante varios informes financieros.

Antes de la aparición de ningún sistema de contabilidad, las tareas financieras tenían que realizarse manualmente, utilizando grandes diarios de transacciones. Los informes ad hoc eran básicamente poco prácticos, ya que los directores de contabilidad tenían que consolidar los asientos manualmente ¡pufffff, me cansé nada más de imaginarlo! El caso es que, los sistemas de contabilidad automatizan todas estas tareas, reducen costos y permiten una mejor toma de decisiones financieras a través de informes en tiempo real.

Beneficios de implementar un sistema de contabilidad en tu negocio

  • Asegurar el control financiero

Permite a los dueños de negocios controlar sus finanzas de forma automática, aunque no sean expertos en contabilidad. Con un poco de capacitación, pueden administrar todas las operaciones contables, sin tener que pagar a terceros para mantener sus presupuestos bajo control.

  • Ahorro de costos

Automatización de cálculos básicos y de procedimientos administrativos, además de tomar el control de tus ingresos, sin tener que subcontratar tu gestión financiera a un tercero. Un software de contabilidad también puede reducir los costos asociados con la impresión y distribución de documentación, ya que todos los datos se almacenan digitalmente en una ubicación segura y monitoreada. 

  • Aumento de la precisión de los datos

Según los contadores y auditores, uno de los beneficios importantes de las buenas aplicaciones de contabilidad es que reduce el error humano que suele ocurrir durante el cálculo y la entrada de datos. Las inexactitudes en los estados financieros podrían generar crisis que tengan un impacto en la vida útil de tu negocio.

  • Mejorar la seguridad de los datos financieros

Estos datos son la información más confidencial de la empresa y deben estar altamente protegidos para que no caigan en las manos equivocadas. Un sistema de contabilidad garantiza que estos permanezcan seguros al almacenarlos en un sistema centralizado protegido.

Principales características de un software de contabilidad avanzado

Cada sistema de contabilidad tiene sus propias fortalezas y debilidades, pero hay algunas características clave que debe tener un software de contabilidad completo y sofisticado. Éstas son algunas de ellas:

  • Pronósticos financieros

Esta es probablemente la característica más esencial de un software de este tipo. Todos los propietarios de negocios ciertamente quieren poder estimar correctamente sus ingresos y gastos. Las herramientas de pronóstico les ayudan a controlar las finanzas de manera inteligente, eliminar costos innecesarios y optimizar las ganancias. 

  • Facturación y administración de facturación

Permiten crear, administrar y enviar varios tipos de facturas. Las facturas electrónicas junto con sus componentes se pueden personalizar de acuerdo con las preferencias únicas de la empresa y se pueden generar en un abrir y cerrar de ojos.

  • Conciliación bancaria

Esta es importante para garantizar la precisión de tus datos financieros. Puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, si se hace manualmente. Pero con las aplicaciones de contabilidad modernas, puedes conciliar tus cuentas bancarias y extractos en pocos segundos. 

  • Informes financieros

Los sistemas contables te permiten generar informes digitales (ingresos, egresos, balance, flujo de efectivo, etc.). También puedes crearlos en múltiples formatos.

  • Gestión de compras y ventas

Un buen sistema de contabilidad generalmente se integra con la gestión de compras y ventas, lo que te permite administrar las transacciones cuando lo desees. Puedes crear fácilmente varios documentos, como órdenes de compra y venta, notas de débito y crédito, cotizaciones, recibos y muchos más. 

  • Gestión de activos

Con un sistema de contabilidad, incluso puedes calcular la depreciación de activos de forma automática y precisa. 

En conclusión…

Para los profesionales de la contabilidad, contar con un sistema de contabilidad es un activo valioso de la empresa que ayuda significativamente a mejorar la eficiencia del departamento financiero y que facilita la gestión de los procedimientos financieros, realizando las tareas financieras de forma correcta y rápida.

Ten en cuenta que no reemplazas el papel de los Contadores en la organización, antes bien, mejoras su productividad. Sin la ayuda de un software de contabilidad, tendrás que dedicar demasiado tiempo a crear informes financieros y otros documentos o conciliar cuentas y extractos bancarios. 

¡Piénsalo!, sin una solución de contabilidad automatizada, tendrás dificultades para comprender la situación financiera de tu empresa. Y teniendo una, podrás obtener una visibilidad completa de la salud financiera de tu empresa, para tomar decisiones más acertadas, dado que tendrás siempre a la mano, los números que pueden ayudarte a determinar dónde recortar gastos o dónde invertir más. Con una descripción clara de tu estado financiero actual, podrás desarrollar estrategias más inteligentes y asignar recursos con mayor facilidad.

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